Qu'est-ce qu'un WBS (Work Breakdown Structure) ?

Une structure WBS (work breakdown structure), fondement essentiel de tout projet, permet de découper l'ensemble du travail à accomplir en sections gérables. Le guide PMBOK ("Project Management Body of Knowledge"), conçu et réalisé par le Project Management Institute, définit le WBS en tant que "découpage hiérarchique en livrables spécifiques des travaux à exécuter". Un WBS de projet permet donc de décomposer celui-ci visuellement en unités gérables et appréhendables par tous les membres de l'équipe, chaque niveau du WBS permettant d'approfondir le détail des tâches jusqu'au niveau final : les tâches concrètes à réaliser. La figure suivante représente un exemple de projet WBS à trois niveaux.

Le WBS divise visuellement l'ensemble du projet en plusieurs sous-ensembles qui sont compréhensibles et appréhendables par l'équipe assignée au projet. Chaque niveau du projet propose plusieurs sous-niveaux, jusqu'à arriver au niveau final : les tâches concrètes à réaliser. La figure suivante représente un projet simple à 3 niveaux :

Figure 1. Exemple de WBS (Work Breakdown Structure)

Une façon simple de définir un WBS est de se représenter l'architecture du projet. Un WBS commence toujours par un livrable principal (le projet), donnant lieu à plusieurs sous-livrables, décomposés à leur tour selon la hiérarchie suivante :

Le chef de projet crée la structure WBS en identifiant les grands ensembles du projet, puis en les divisant en sous-ensembles jusqu'à arriver aux tâches concrètes du projet qu'il est possible d'assigner à des personnes spécifiques. Les tâches nécessaires à l'obtention de chaque sous-ensemble, ainsi identifiées et regroupées, représentent l'unité de travail à accomplir pour produire le sous-livrable correspondant. Si vous avez déjà fait l'expérience d'un projet planifié dans le détail, vous reconnaitrez facilement l'ensemble de tâches constituant l'unité de travail : il s'agit des tâches individuelles que les personnes assignées au projet doivent compléter dans un temps donné et avec un niveau d'implication donné.

Du point de vue des coûts, ces unités de travail sont généralement allouées à des départements spécifiques au sein de l'entreprise, dont ils ont la responsabilité. Ces départements, ou centres de coûts, qui figurent généralement sur l'organigramme de la société en tant qu'entités distinctes, se voient allouer un budget en fonction des tâches à réaliser. En mettant en parallèle le découpage du projet (WBS) avec ces centres de coût, l'entreprise dispose ainsi non seulement d'une vue globale de la progression du projet, mais également de son impact financier.

En quoi le projet bénéficie-t-il d'une structure WBS ?

En plus d'offrir une représentation visuelle du travail à réaliser, le WBS présente de nombreux autres avantages. Ainsi, en répartissant le budget total du projet entre les niveaux supérieurs de la structure WBS, il est possible d'évaluer très rapidement la part à attribuer à chaque département ou centre de coût. En allouant ensuite des estimations de coûts et de temps à chacun des sous-ensembles de la structure WBS, le chef de projet peut dégager le planning global du projet et son budget. Au fur et à mesure de l'avancement du projet, le suivi des sous-ensembles "à risque" du WBS vont permettre l'identification en temps utile des problèmes éventuels d'organisation, de ressources ou de financement. Pour en savoir plus sur le calcul des durées, reportez-vous aux informations sur la règle des 100 %.

Une structure WBS peut également être utilisée pour identifier les risques d'un projet. Ainsi, une branche incomplètement ou incorrectement définie dans le WBS représente une faille potentielle dans la définition du projet dans son ensemble. Il revient au chef de projet de répertorier ces risques dans un rapport de projet et d'en suivre l'évolution attentivement. En outre, l'intégration de la structure WBS avec l'organigramme de la société permet l'identification des points de communication possibles et la formulation d'un plan de communication au travers de l'entreprise.

Si une unité de travail ou un sous-livrable prend du retard, il suffira au chef de projet d'examiner la structure WBS pour identifier les livrables de plus haut niveau susceptibles d'être affectés. Il est aussi possible d'adopter un code de couleurs pour mettre en évidence le statut des sous-livrables, par exemple rouge pour les tâches en retard, jaune pour les tâches à risque, vert pour les tâches en cours et bleu pour les tâches terminées. D'un simple coup d'œil, le chef de projet peut alors évaluer l'état d'avancement du projet, et attirer l'attention de ses interlocuteurs sur ses points essentiels.

Comment déployer un WBS (Work Breakdown Structure)

Voici les règles principales à observer lors de la mise en place d'une structure WBS :

• Le niveau le plus haut de la hiérarchie représente le livrable final, à savoir le projet lui-même.
• Les sous-livrables correspondent aux unités de travail assignées aux divers départements de l'entreprise.
• Les éléments du WBS n'ont pas tous besoin d'être définis avec le même nombre de niveaux.
• Chaque unité de travail doit définir l'effort, la durée et le coût des tâches à accomplir pour produire le sous-livrable correspondant.
• En principe, chaque unité de travail doit pouvoir être accomplie en moins de 10 jours.
• Les unités de travail de la structure WBS doivent être indépendantes les unes des autres.
• Chaque unité de travail doit être unique, sans aucune duplication à d'autres endroits de la structure WBS.

Outils nécessaires à la création d'un WBS (Work Breakdown Structure)

La création d'une structure WBS (Work Breakdown Structure) est un effort d'équipe résultant de l'apport des différentes perspectives et des contributions de tous les intervenants. Une des techniques les plus efficaces pour démarrer ce processus est d'organiser une session de brainstorming avec tous les départements impliqués dans le projet, durant laquelle les membres de chaque équipe chercheront à identifier les livrables principaux, puis les sous-livrables, jusqu'à arriver aux unités de travail individuelles. Toutes ces données peuvent être consignées au fur et à mesure sur un tableau blanc, sur des notes adhésives ou sur feuilles volantes, et réorganisées tout au long de la discussion pour aboutir à une structure logique. Cette approche "à faible technologie" requiert peu de moyens. Toutefois elle est peu commode lorsque les équipes sont dispersées géographiquement et n'est pas adaptée au transfert sous forme électronique. En revanche, le recours à un logiciel autorisant le mind mapping, le brainstorming et la création de structures WBS permet d'atteindre une bien meilleure efficacité. MatchWare MindView est un logiciel de mind mapping intuitif qui prend en charge, entre autres, les structures WBS (Work Breakdown Structures), les plans de projet et les diagrammes de Gantt, et qui permet également l'exportation de projets dans Microsoft Project. La figure ci-dessous donne un exemple de structure WBS établie à l'aide de MatchWare MindView.

L'avantage principal de MatchWare MindView est la facilité avec laquelle il est possible de transférer une structure WBS en planning de projet, dont il est l'extension logique. En se servant de MindView comme outil de mind mapping au cours d'une nouvelle session de brainstorming, le chef de projet peut alors aisément assigner des estimations de coût et de durée aux différentes tâches, puis exporter ces chiffres et données vers Microsoft Excel ou Microsoft Project le cas échéant pour une exploitation plus approfondie. Ces possibilités permettent non seulement d'accélérer les étapes du processus de gestion, mais également de les raccourcir, répondant ainsi aux besoins des chefs de projet dans tous les domaines en termes de productivité et d'efficacité.

Vidéo d'illustration : WBS (Work Breakdown Structure)

Voyez comme il est aisé de créer une structure WBS (Work Breakdown Structure) avec MindView. Appliquez différents styles de numérotation aux tâches, des pourcentages de progression (règle des 100 %), des ressources, des coûts et d'autres attributs encore. Vous verrez aussi comment tirer parti des différentes vues disponibles, à savoir la représentation sous forme de ligne de temps, le diagramme de Gantt, la vue Mind Map et comment utiliser les fonctions d'exportation, vers Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Project et autres .

Cliquez ici pour construire votre propre structure WBS (Work Breakdown Structure)

Exemples de WBS

ou organigramme des tâches.

Nous y sommes.
La charte projet est signée, les objectifs sont clairement identifiés, le périmètre et principaux livrables définis, etc.

Mais voilà, comment allons-nous construire le service ou produit commandé ?
Ou comment estimer la charge de travail, planifier ou évaluer le coût de réalisation?
Tout simplement (ceci est relatif) en morcelant les livrables en éléments et sous éléments plus spécifiques.

Prenons en exemple la rénovation d’une maison. Avec un livrable : la cuisine.
Si je morcelle ce livrable, j’obtiens :
- Le sol (carrelé)
- Les murs (peints)
- Le réseau électrique
- La plomberie
- Les éléments du cuisiniste
J’oublie surement des éléments, la construction n’étant pas mon domaine.

Je peux encore décomposer ces éléments en sous éléments.
Pour faire le sol il me faudra :
- Enlever le sol existant (si c’est du linoleum par ex.)
- Faire un ragréage
- Poser le carrelage

Une WBS a été construit et se présentera sous cette forme

(cliquez sur l’image pour le plein écran)

Il sera plus aisé d’estimer la charge, le coût de réalisation ou la planification d’un sous-élément.
La somme de ses sous-éléments constitue les livrables de notre projet.

La WBS est une décomposition hiérarchique, orientée livrable, du travail exécuté par l’équipe projet.

Chaque niveau inférieur (appelé work package ou tâche ou lot) représente une définition de plus en plus détaillée des tâches du projet.
Le but est d’atteindre les objectifs du projet en créant les livrables requis.
Il organise et définit le champ global d’application du projet.

La définition de la WBS est surement l’étape la plus importante de votre projet.

C’est à partir de la WBS que pourront être estimés : délais, planning, budget prévisionnel, ressources nécessaires, les parties à sous-traiter, etc.
D’autres vertus peuvent être attribuées à la WBS : double vérification des livrables avec les parties prenantes ou encore, implication des membres du projet lorsqu’ils participent à la construction de celle-ci.

Il est généralement admis que la décomposition se limitera à un niveau où la charge estimée des tâches sera de 10 jours/Homme minimum (soit 80h).

Le processus

(cliquez sur l’image pour le plein écran)